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北京航空航天大学校友会办公室工作规程
发布时间:2019-09-06        文章来源:        浏览:

一、指导思想

(一)校友是学校最重要的办学成果,是学校教育教学和科学研究的综合成果,是学校培养人才的最终结果。关心和爱护校友是学校的重要工作内容之一。

(二)校友是学校最重要的资源:校友的成就是母校声望的资源;校友的品行是母校德育的资源;校友的经历是母校教育教学改革的资源;校友的人脉是母校面向社会联络的资源;校友的支持和赞助是母校精神和物质的综合资源。全面认识和合理开发校友资源是学校的战略任务之一。

(三)校友工作是在学校党政领导下,实现母校与海内外北航校友密切联络和持续沟通,并为母校的繁荣昌盛和校友的兴旺发达全方位服务的长期工作任务之一。

二、目标和任务

(一)校友工作的目标是:凝聚北航历届校友的智慧和力量,构建支持和帮助北航加速建设和持续发展的社会群体,为把北航建设成为国际知名的高水平的研究型大学而努力奋斗。

(二)校友工作的任务是:建立母校与海内外北航校友密切联系的桥梁和纽带,构筑从感情联络到组织联络的交流平台和校友信息库;为校友提供在知识更新、进修深造、科技合作、文化交流和人文关怀等方面学校可能给予的全方位服务;有组织、有领导、有计划、有项目地合理开发和利用校友资源,为北航的长远建设和发展服务。

三、工作职责

(一) 在校党政和校友理事会的领导下,遵照校友会章程履行工作职责,促进学校各方面发展。

(二)指导与督促各院系健全校友工作机制,加强与各院系校友的联系,积极为学校的建设与发展提供支持。

(三)协助制定校友理事会发展规划,制定办公室工作计划。

(四)负责处理各校友分会和校友来电、来信和来访。

(五)负责“北京航空航天大学校友信息管理系统”的日常维护、信息更新、升级换代工作;更加完善校友会网站。

(六)负责《北航学人》的征稿、组稿、编辑、排版以及发行等工作。

(七)编制北航知名校友名录,每五年更新一次。

(八)经常与各地北航校友分会保持密切联系,切实协助地区校友会组建工作。

(九)加强校友之间、校友分会、校友和母校之间的联系和合作,特别是做好北京地区校友会的示范与带头作用,组织学术交流等活动,扩大学校影响,宣传学校改革与发展。

(十)开展海外校友联络工作,切实做好海外校友会的建设和校友联络工作。

(十一)协助北航党政领导及有关部门筹备和组织每年的校庆活动。

(十二)征集北航校友对母校建设与发展的意见和建议,为学校筹资及接受校友的捐赠和资助。

(十三)依国家教育部和民政部的要求,依法做好社会团体的财务、年检等有关工作;

(十四)按照全国“高校校友工作研究会”的要求,充分发挥常务副会长单位的职责。

(十五)做好上级领导交办的其他工作。

四、北航校友工作会议及活动管理办法

校友工作办公室经办的会议及活动主要有:秘书长会、校友理事大会和校庆活动。

上述各类会议及活动由校友工作办公室主任或秘书长提前两个月召集预备会议,对会议议题和活动进行筹划,确定会议的主要议题、活动内容和需要研究讨论的问题,布置与协调各有关部门相应工作,做到各负其责,确定会议或活动的时间、地点、参与人员、主席台人员和会议程序等,并报主管领导审批。校友工作办公室主任要及时督促检查会议和活动的筹备情况。

五、工作流程及具体要求:

(一)书面通知在二十天前发出、请柬在一周之前发出。

(二)上级领导及院内有关领导的请柬送到有关部门,必要时送达本人。

(三)会议、活动提前二至三天通知有关部门做好准备。根据会议、活动需要分别提前通知宣传部、保卫保密处、后勤集团动力中心、接待服务中心和交通运输中心等单位,做好摄影、采访录相、供电及交通等准备工作。

(四)会议召开前半天,负责人要检查会议各项工作落实情况,并向领导汇报。主要应检查会议通知、请柬是否已发到、主席台席位安排、大会主持人及报告人、审查大会议程、大会发言稿的审核、会场布置(横幅、座签、签到簿、签到笔、胸花、桌花等),试音响、安排接送领导、准备好须在会议上宣读或颁发的决定、证书或奖品等,并将会议议程一式二份分别提前送给大会主持人和负责音响电工。

(五)大会召开半小时前,负责人到现场最后检查会场布置开水供应,再试音响、调节话筒、解决临时出现的问题。

(六)与会人员入场时开始播放欢迎曲、轻音乐。大会前五至十分钟,工作人员在主席台侧招呼来宾就位。待领导就位后,服务员倒水。

(七)会议期间,工作人员不得离会,做好处理会场突发事件的准备。

(八)会后及时清理会场主席台及为会议服务的设施作好善后工作。如:清理好会议室、准备好茶具、开水,冬季会前五分钟检查灯光,夏天检查空调。

(九)会议记录和整理,参加会议的秘书必须提前十分钟到会,准备好记录本或录音设备,检查到会人员情况,对没有按时到会的人员要再行催促到会。如涉及较多人员参加的会议,要组织签到,会后检查缺席单位和人员,并及时向他们传达会议内容和要求。

(十)要认真做好会议记录,对重要会议或有历史意义,有存档价值的会议要录音并存放录音带。

(十一)整理、印发会议纪要。有的会议结束后应根据会议宗旨和会议事项,在一周内编写出会议纪要或简报。纪要或简报文字要准确。简练、少写过程、不发议论,简报要及时报送校报、网站或电视台。

(十二)经办的各项活动参照上述工作流程进行 

六、北京航空航天大学校友返校活动流程表

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